En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes del ordenamiento jurídico colombiano, Identigan SAS adopta y publica la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
1. Identificación del Responsable
- Razón social: Identigan SAS
- Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
- Correo electrónico: info@identigan.com
- Teléfono: +57 320 560 0941
- Sitio web: https://identigan.com
Identigan SAS, en adelante “Identigan” o “el Responsable”, es la persona jurídica responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, usa, circula, suprime o de cualquier forma trata en el ejercicio de su actividad comercial.
2. Marco Legal
La presente política se fundamenta en el siguiente marco normativo colombiano:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho a la intimidad y habeas data)
- Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales
- Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
- Ley 1266 de 2008, sobre habeas data financiero y comercial (cuando aplique)
- Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor
- Demás normas concordantes y complementarias
3. Datos Personales que Trata Identigan
Identigan puede recopilar y tratar los siguientes tipos de datos personales:
De clientes (personas naturales):
- Nombre completo
- Tipo y número de documento de identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte)
- Dirección física de residencia y/o envío
- Ciudad y departamento
- Número de teléfono celular y/o fijo
- Correo electrónico
- Datos de facturación
- Datos de su actividad ganadera (cantidad aproximada de animales, tipo de explotación, ubicación de la finca)
- Historial de compras
De empleados y colaboradores:
- Datos personales generales (nombre, cédula, dirección, teléfono, correo)
- Datos laborales (cargo, fecha de ingreso, salario)
- Datos de seguridad social (EPS, AFP, ARL, caja de compensación)
- Datos bancarios para pagos
De proveedores y contratistas:
- Razón social y datos de contacto
- Datos del representante legal
- Información tributaria
De visitantes del sitio web:
- Información de navegación (cookies, dirección IP, páginas visitadas) con fines estadísticos
4. Finalidades del Tratamiento
Los datos personales recopilados por Identigan serán tratados para las siguientes finalidades:
Relación comercial con clientes:
- Gestionar el proceso de venta de productos y servicios
- Responder consultas, solicitudes de información y cotizaciones
- Procesar facturación electrónica y pagos
- Coordinar el envío de productos
- Prestar soporte técnico y postventa
- Gestionar garantías y devoluciones
- Enviar comunicaciones relacionadas con los productos adquiridos
Marketing y comunicación:
- Enviar comunicaciones comerciales, promocionales y educativas (con autorización expresa del titular)
- Realizar análisis de comportamiento del cliente de forma agregada y anonimizada
- Mejorar los productos y servicios
Relación laboral y de colaboración:
- Gestionar contratos laborales y de prestación de servicios
- Realizar pagos de nómina, honorarios y prestaciones sociales
- Cumplir con obligaciones tributarias y de seguridad social
- Generar certificaciones laborales y constancias
Obligaciones legales:
- Cumplir con disposiciones tributarias, contables y comerciales
- Responder a requerimientos de autoridades competentes
- Conservar información por los plazos legales exigidos
5. Derechos del Titular
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Identigan, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Identigan para el tratamiento de sus datos
- Ser informado por Identigan, previa solicitud, sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
- Oponerse al tratamiento de sus datos cuando no exista un deber legal que lo obligue a permitirlo
6. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos
El titular puede ejercer sus derechos enviando una solicitud por escrito al área de Administración de Identigan a través de los siguientes canales:
Canal principal:
- Correo electrónico: info@identigan.com
- Asunto del correo:“Solicitud de Habeas Data — [Consulta / Rectificación / Actualización / Supresión / Revocatoria]”
Canales alternativos:
- Teléfono: +57 320 560 0941
- WhatsApp: +57 320 560 0941
La solicitud debe contener:
- Nombre completo del titular
- Número de documento de identificación
- Descripción clara de la solicitud (consulta, rectificación, actualización, supresión, revocatoria)
- Datos personales objeto de la solicitud
- Documentos que sustenten la solicitud (si aplica)
- Dirección física o electrónica para recibir respuesta
Plazos de respuesta:
- Consultas: máximo diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informará al titular los motivos y la fecha en la que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles adicionales
- Reclamos: máximo quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informará al titular los motivos y la fecha en la que se atenderá, que en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles adicionales
7. Autorización del Titular
Identigan obtiene la autorización del titular de los datos personales antes de proceder con el tratamiento, salvo en los casos expresamente previstos por la ley (datos públicos, situación de urgencia médica o sanitaria, cumplimiento de obligaciones legales, etc.).
La autorización puede obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior: formularios web con aceptación explícita, aceptación en procesos de compra, firma en contratos, aceptación por respuesta afirmativa a correos o mensajes.
8. Seguridad de la Información
Identigan implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre las medidas adoptadas se encuentran:
- Uso de sistemas de información profesionales con controles de acceso (Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Desk)
- Claves de acceso individualizadas para cada empleado con acceso a datos personales
- Acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores
- Capacitación al personal sobre el manejo adecuado de datos personales
- Respaldos periódicos de la información
9. Transferencia y Transmisión de Datos
Identigan podrá transferir o transmitir datos personales a:
- Proveedores tecnológicos (Zoho, Nube Dinámica, Firebase, entre otros) bajo acuerdos de procesamiento de datos
- Operadores logísticos (Coordinadora) para la entrega de productos
- Contador externo para el cumplimiento de obligaciones tributarias
- Autoridades competentes cuando medie orden judicial, administrativa o requerimiento legal
- Entidades financieras para procesar pagos
En todos los casos, Identigan exige a sus encargados el cumplimiento de la normatividad de protección de datos personales.
10. Conservación de los Datos
Los datos personales serán conservados durante el tiempo que dure la relación comercial o laboral con el titular y, posteriormente, durante el tiempo que la ley colombiana exija para efectos contables, tributarios y de cumplimiento normativo (generalmente diez (10) años para documentos contables y comerciales).
Una vez cumplido el plazo, los datos serán eliminados o anonimizados, salvo que exista un deber legal de conservación adicional.
11. Modificaciones a la Política
Identigan se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en el sitio web con la fecha de actualización correspondiente. Los cambios sustanciales serán informados al titular por los medios habituales de comunicación.
12. Vigencia
La presente política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación y rige mientras Identigan mantenga actividad comercial. Las bases de datos estarán vigentes mientras se utilicen para las finalidades aquí descritas.
13. Contacto del Responsable
Para cualquier consulta relacionada con esta política o con el tratamiento de datos personales, puede contactarnos en:
- Identigan SAS
- Medellín, Antioquia, Colombia
- Email: info@identigan.com
- Teléfono: +57 320 560 0941